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Agent(e) à l’accueil et au centre de documentation

Agent(e) à l'accueil et au centre de documentation.

La Maison des métiers d'art de Québec est à la recherche d'une personne autonome et organisée pour occuper le poste d'agent·e à l'accueil et au centre de documentation!

DESCRIPTION GÉNÉRALE

Sous l’autorité du directeur général, l’agent·e à l’accueil et au centre de documentation est une ressource pivot pour la MMAQ, puisqu’elle doit collaborer avec les différents services de l’établissement: Communications, Arts-Études, DEC-Techniques de métiers d’art, comptabilité, cours de loisir, etc... Son rôle comprend autant des tâches de secrétariat, que d’accueil des visiteurs ou encore d’acquisition d’ouvrages pour le centre de documentation.

RESPONSABILITÉS

Soutien administratif

• Réceptionner les appels, les courriels et le courrier postal sur une base quotidienne. Répondre aux demandes générales et/ou de première ligne et transférer les demandes plus pointues aux départements concernés ;
• Accueillir les visiteurs et leur fournir l’information demandée : Prise de rendez-vous, collecte de documents, visite des ateliers, etc.;
• Assurer la gestion des réservations de locaux et des ressources informatiques;
• S’occuper de l’affichage interne: horaires, réservations, évènements, etc.;
• Aider les différents départements dans la diffusion de communications internes ;
• Préparer des envois postaux réguliers ou massifs ;
• Effectuer ponctuellement des travaux de traitement de textes, de rédaction, de mise en page, de correction et de mise à jour ;
• Faire la compilation des absences des élèves pour le programme secondaire Arts-Études ;
• Aider ponctuellement les différents départements : compilation des évaluations de cours du DEC – Techniques de métiers d’art, aide aux inscriptions pour les cours de loisir;

 

Centre de documentation

• En collaboration avec les chargé·es de cours et enseignant·es, procèder à l’acquisition d’ouvrages spécialisés en métiers d’art et en arts ;
• Procéder au renouvellement des périodiques (revues et magazines) ;
• Effectuer le suivi du budget pour les acquisitions ;
• Assurer une surveillance du Centre de documentation ;
• Assurer les prêts et les retours des ouvrages ;
• Procéder à la migration de notre outil de gestion des prêts vers un outil plus actuel, mais qui sera adapté à nos besoins en plus d’être fiable et efficace ;
• Assurer le catalogage et le classement des ouvrages ;

 

COMPÉTENCES LIÉES AUX TÂCHES

• Excellente capacité́ de rédaction ;
• Grand sens des priorités ;
• Polyvalence: Effectuer des tâches diversifiées selon les besoins ;
• Capacité d'adaptation : S'adapter aux situations parfois complexes, et accueillir positivement les sollicitations [parfois nombreuses] relatives au poste ;
• Souci de la qualité: Attention et minutie apportées aux travaux et documents produits ;
• Sens du service à la clientèle: Se préoccuper des besoins et de la satisfaction des client·es internes et externes ;
• Connaissance du milieu culturel et des métiers d’art (atout)

 

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• 2 années d'expérience dans un poste similaire
• Détenir un diplôme (AEC, DEP, DEC) en secrétariat, ou comme Agent·e administratif·ve ;
• Excellente maitrise du français parlé et écrit ;
• Connaissance de la suite Office365 (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
• Connaissance dans la gestion d’un centre de documentation, bibliothèque etc. (un atout) ;
• Connaissance de la plateforme Qidigo et de WordPress (atout) ;
• Connaissances des médias sociaux (atout) ;

 

APTITUDES PERSONNELLES

• Autonomie
• Forte aptitude relationnelle et communicationnelle
• Sens de l’organisation, capacité à établir les priorités
• Aptitude à travailler en équipe
• Créativité

 

Type de poste : Permanent
Date de début : Le plus tôt possible
Horaire : Lundi au vendredi, ponctuellement des soirs et des fins de semaine
Nombre d’heures par semaine : 35 heures par semaine
Salaire : Selon l’échelle en vigueur (salaire de départ : 36 400$, soit 20$/h)**
Lieu de travail : En présence, 367 boulevard Charest Est, Québec, G1K 3H3
Avantages sociaux : Programme d’assurance collective après 3 mois, horaire d’été, 2 semaines de congé payé pendant le temps des fêtes, 3 semaines de vacances annuelles, congés spéciaux et maladie, conciliation travail/famille, milieu dynamique et créatif
Probation : Trois mois
Bien vouloir transmettre une lettre d’intérêt et votre curriculum vitae, par courriel avant minuit, le dimanche 7 août 2022, à l’attention de Thierry Plante-Dubé, directeur général : direction@mmaq.com

*Seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.*

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