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Adjoint en soutien administratif

ADJOINT(E) EN SOUTIEN ADMINISTRATIF
  • 200 Rue Dorchester, Québec, QC G1K 5Z1, Canada
  • Les employés peuvent travailler à distance
  • Temps plein

Description de l'entreprise

Le Centre multiethnique de Québec (CMQ) est un organisme communautaire autonome ayant pour mission d’accueillir les immigrantes et immigrants de toutes catégories afin de faciliter leur établissement, de soutenir leur adaptation et leur intégration à la société québécoise et de favoriser leur accès à de meilleures conditions socio-économiques.

Travailler au sein de notre équipe, c’est avoir la possibilité de :

  • Acquérir de l’expérience et développer ton expertise en administration ;
  • Avoir la possibilité de relever des défis enrichissants et excitants ;
  • Avoir un impact positif sur ta communauté dans un organisme communautaire en accord avec tes valeurs ;
  • Faire une véritable différence dans la vie des nouveaux arrivants ;
  • Travailler avec des gens passionnés par l’accueil des familles immigrantes et l’approche interculturelle.

Description du poste

Nous sommes présentement à la recherche d’une personne ressource en remplacement d’un congé de maladie dont le mandat principal sera une prise en charge de toutes tâches administratives en soutien aux différents services de l’organisme.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

  • Soutenir les coordinations dans leurs différentes fonctions administratives ;
  • Former/soutenir les employés/bénévoles/stagiaires et coordonner la fluidité des services à la réception (appels, courriels, accueil des usagers et visiteurs, etc.) ;
  • Cogestion des demandes de stage et demandes de collaboration ;
  • Collaborer avec les ressources humaines pour les vérifications judiciaires ainsi que la formation des employés en ce qui a trait aux méthodes de travail ;
  • Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information ainsi que la compilation des données, statistiques au besoin ;
  • Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire ;
  • Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau physique en alternance avec le télétravail ;
  • Gérer la disponibilité des stationnements du CMQ ;
  • Assurer les liens entre les fournisseurs informatiques et les techniciens pour toutes les demandes reliées au personnel ;
  • Planifier et participer aux réunions d’équipe en consignant les procès-verbaux ;
  • Assurer la gestion et la révision de la qualité des documents de l’organisation. Plus particulièrement en regard de la qualité du français ;
  • Collaborer avec la responsable aux activités dans l’organisation des soirées d’information ;
  • Participer à l’organisation des événements sociaux du CMQ ;
  • Participer à la préparation de l’AGA ;
  • Toutes autres tâches connexes.

Qualifications

  • Diplôme en administration/bureautique/secrétariat ou tout autre domaine pertinent (minimum 2 ans d’expérience)
  • Détenir une expérience significative en informatique (Microsoft Office, Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.)
  • Avoir de fortes aptitudes relationnelles
  • Avoir la capacité à analyser les besoins selon les priorités
  • Être passionné par le travail de bureau et l’approche interculturelle
  • Avoir une très bonne maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Être fluide dans une ou plusieurs langues secondes, un atout

QUALITÉS PERSONNELLES RELIÉES AU POSTE :

L’autonomie, l’esprit d’équipe, la créativité, le sens de l’organisation et des responsabilités, l’entregent, la discrétion, la facilité d’adaptation, la patience, l’écoute, l’empathie et l’ouverture d’esprit sont des qualités recherchées.

Renseignements complémentaires

  • Emplacement : Centre Multiethnique de Québec / possibilité de télétravail
  • Statut : Remplacement d’un congé de maladie (6 mois avec possibilité de prolongement)
  • Salaire de base : À discuter
  • Horaire de travail : Lundi au vendredi, 35 heures par semaine
  • Date prévue d’entrée en fonction : Dès que possible

Le CMQ souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.

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